05 Okt 2018

Perencanaan Pelatihan Bagi Karyawan

Sebuah laporan 2016 oleh Federation of Small Business di Inggris menemukan bahwa meskipun 91% pemilik bisnis menyadari nilai investasi dari pelatihan dan pengembangan staf, hanya 43% yang mengatakan bahwa mereka melakukannya. Jadi dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana usaha atau bisnis kecil dapat menciptakan perencanaan pelatihan (training plan) karyawan dan memberikan kesempatan pelatihan yang lebih baik kepada karyawan. Kita akan melihat beberapa manfaat dari pemberian pelatihan yang baik dan kemudian menunjukkan kepada anda bagaimana menyusun rencana pelatihan karyawan yang komprehensif untuk bisnis kecil anda. Kami akan mempertimbangkan berbagai jenis pelatihan, termasuk yang memiliki biaya minimal, sehingga anda akan diperlengkapi untuk merancang rencana pelatihan yang efektif, walaupun anda memiliki anggaran yang ketat.

Anda mungkin sudah sangat menghargai pentingnya melatih karyawan anda, tapi untuk berjaga-jaga, berikut ini adalah ikhtisar singkat tentang manfaat utamanya:

Bila orang “belum dilatih”, mereka seringkali masih bisa melakukan tugasnya, tapi tidak efisien. Sebagai contoh sederhana, bertahun-tahun yang lalu saya biasa membuat presentasi PowerPoint dengan memformat setiap slide secara terpisah. Lalu saya pergi ke acara pelatihan singkat dan belajar menggunakan master slide dan template presentasi.

Setelah itu, saya jauh lebih produktif — saya bisa membuat presentasi dengan waktu setengahnya, dan hasilnya jauh lebih baik, artinya lebih sedikit pengerjaan ulang. Hal yang sama juga berlaku untuk semua keterampilan yang relevan yang dipelajari karyawan anda — ini akan membuat mereka lebih baik dalam pekerjaan mereka.

Orang menghargai pelatihan dan pengembangan. Sebuah survei dari Bridge menemukan bahwa memiliki budaya belajar dalam sebuah organisasi adalah kemudi #1 dari keterlibatan dan kesetiaan di antara para karyawan.

Satu survei menemukan bahwa 40% karyawan meninggalkan pekerjaan di tahun pertama jika mereka menerima pelatihan kerja yang buruk. Dalam banyak hal turnover (perputaran) karyawan itu mahal untuk bisnis anda — bukan hanya biaya untuk mempekerjakan orang baru, tapi pengetahuan yang hilang, pemborosan waktu, dll. Melatih karyawan anda yang ada dengan baik, dan mereka cenderung untuk bertahan.

Pelatihan yang baik membantu memastikan bahwa setiap orang yang berada berfikir dengan cara yang sama. Hal tersebut memberi karyawan anda pelatihan langsung tentang keterampilan atau perilaku yang diharapkan dari mereka. Jika semua karyawan anda telah dilatih dengan cara yang sama, ada kemungkinan yang lebih tinggi bahwa mereka akan melakukan hal-hal dengan cara yang sama pula.

Tidak masalah di industri apa anda berada, akhir-akhir ini anda mungkin menghadapi banyak perubahan cepat karena teknologi dan faktor lainnya. Di dunia yang cepat berubah ini, perusahaan harus gesit untuk tetap di depan. Memiliki karyawan yang terlatih dengan kecepatan tinggi dengan perkembangan terbaru itu sangat penting.

 

Ketika sampai pada pelatihan dan pengembangan karyawan, Anda memiliki banyak opsi yang tersedia. Berikut adalah jenis pelatihan utama yang bisa anda tawarkan, dengan ringkasan pro dan kontra pada masing-masing.

Bentuk pelatihan yang paling sederhana (dan sering kali paling murah) adalah meminta pegawainya saling melatih. Itu masuk akal: Karyawan anda semuanya memiliki keterampilan yang berbeda, jadi mengapa tidak mendorong mereka untuk berbagi keterampilan itu satu sama lain?

Keuntungan dari In-House Training adalah mudah mengaturnya dan memerlukan biaya nol atau minimal. Hal ini juga dapat memberi manfaat tidak hanya bagi orang-orang yang dilatih tetapi juga untuk orang-orang yang melakukan pelatihan, yang dapat merasa lebih berdaya dan mendapatkan kepercayaan diri, meningkatkan kemampuan presentasi mereka, dan sebagainya.

Kelemahan utamanya adalah bahwa anda tidak mengenalkan keterampilan atau pengetahuan baru ke dalam organisasi — anda hanya memastikan bahwa apa yang orang ketahui dibagikan secara lebih luas. Mungkin ada keterampilan atau perspektif lain yang hanya bisa anda dapatkan dari sumber eksternal. Dan sementara itu, beberapa karyawan merasa diberdayakan dengan kesempatan untuk melatih orang, sebagian mungkin melihatnya sebagai beban — anda harus berhati-hati dalam menangani ini.

In-house training dapat dilakukan dalam beberapa bentuk:

  • Informal, One-on-One Training: Seorang karyawan duduk dengan yang lain dan menjelaskan bagaimana menggunakan software atau menyelesaikan proses bisnis tertentu.
  • Presentasi / Saat Makan Siang: Atau jika satu karyawan memiliki keterampilan yang bisa memberi manfaat bagi lebih banyak orang, anda bisa mengatur acara latihan one-to-many (satu orang ke banyak orang). Ini bisa berupa presentasi formal atau pertemuan informal saat makan siang atau waktu minum kopi.
  • Mentoring: Program mentoring lebih dari sekadar pelatihan, tapi seringkali ada unsur pelatihan untuk itu. Seorang mentor akan sering menyampaikan keterampilannya, tips dan saran penting kepada orang yang sedang dibimbing.

Ada banyak pilihan di luar sana untuk pelatihan online. Berbagai macam tutorial bisnis, kami memiliki banyak video kursus mendetail meliputi segala sesuatu mulai dari JavaScript untuk desain logo. Jadi anda dapat mendorong karyawan anda untuk mengambil keterampilan baru secara online, dengan tutorial gratis atau dengan mengambil subscription(berlangganan) untuk membiarkan mereka melihat video kursus dan juga eBooks.

Hal yang baik tentang pelatihan online adalah bahwa hal ini biasanya cukup murah, dan anda dapat mengakses berbagai pelatihan di banyak mata pelajaran yang berbeda. Ini juga fleksibel, sehingga karyawan dapat dengan mudah menyesuaikannya di seputar pekerjaan mereka yang lain atau melakukannya di waktu senggang mereka. Anda tidak memiliki masalah setiap orang berada di luar kantor pada saat bersamaan untuk menghadiri acara pelatihan terjadwal.

Fleksibilitas ini juga bisa menjadi sisi negatifnya. Karyawan harus cukup punya motivasi untuk menyelesaikan pelatihan, karena mungkin akan mengalami penundaan. Mungkin bagus bekerja dengan karyawan untuk membantu mereka menjadwalkan beberapa jam waktu pelatihan reguler setiap minggunya. Hal ini juga untuk menghindari masalah potensial lainnya: karyawan merasa seolah-olah mereka diminta untuk melakukan pelatihan terkait pekerjaan di waktu pribadi mereka sendiri.

Hal ini mungkin tidak seperti opsi pelatihan pada awalnya, namun banyak asosiasi industri memberikan pelatihan untuk anggotanya, termasuk menawarkan jurnal, eBook dan sumber daya lainnya yang dapat membantu staf anda mengembangkan keterampilan baru.

Keuntungannya adalah bahwa hal ini seringkali sangat tertarget, pelatihan khusus untuk industri tertentu anda, dan ini bisa menghemat biaya. Plus menjadi anggota asosiasi industri juga memiliki keuntungan lain, seperti peluang berjejaring, mendapatkan kredibilitas, tetap mengikuti perkembangan tren industri, dan sebagainya.

Di sisi lain, opsi pelatihan mungkin lebih terbatas daripada opsi lainnya, karena pelatihan bukanlah fungsi utama dari asosiasi industri.

Ada kesempatan pelatihan di mana saja: seminar, konferensi, program pelatihan yang dirancang khusus, dan sebagainya.

Ini bisa menjadi hal yang bagus untuk karyawan anda karena ini seringkali merupakan acara berkualitas tinggi yang disediakan oleh pelatih profesional, dan mereka memberi kesempatan untuk menjalin hubungan dengan orang lain di industri bersangkutan. Membuat investasi semacam ini juga dapat menunjukkan kepada staf anda bahwa anda benar-benar menghargai pengembangan pribadi dan profesional mereka.

Kelemahan utama adalah biaya. Program ini bisa sangat mahal, dan kemudian ada juga biaya perjalanan, akomodasi, dll. Perusahaan-perusahaan besar mengambil tab untuk hal seperti ini setiap saat, namun usaha atau bisnis kecil mungkin sama sekali tidak memiliki anggaran untuk itu. Anda juga kehilangan anggota staf dan produktivitas mereka selama pelatihan berlangsung.

Pilihan yang terkait adalah menyewa perusahaan pelatihan untuk datang ke tempat kerja dan melatih karyawan di tempat. Anda menghindari biaya perjalanan seperti di atas, tapi tetap bisa menjadi pilihan yang mahal. Dan anda kehilangan beberapa keuntungan seperti networking, “menjauh” dari kantor, dll.

Tapi di sisi lain, anda mendapatkan pelatihan yang dapat dikhususkan untuk anda, pelatihan tatap muka dari para profesional berpengalaman. Jika anggaran anda bisa digunakan untuk itu, menyewa perusahaan pelatihan masih bisa menjadi pilihan terbaik.

Beberapa pemilik bisnis membiayai staf mereka untuk melanjutkan pendidikan formal, seperti gelar bisnis atau kualifikasi akuntansi. Ini adalah insentif yang bagus untuk ditawarkan, walaupun tentu saja pembiayaan bisa naik cukup cepat. Untuk memenuhi anggaran anda, pertimbangkan untuk memberikan kontribusi hanya dalam jumlah tertentu dan mintalah karyawan membayar sisanya, atau batasi untuk program yang lebih pendek dan lebih murah.

Jika anda mampu melakukan itu, manfaatnya adalah tenaga kerja yang terdidik dan terlatih, dengan keterampilan dan kualifikasi untuk mengambil tanggung jawab lebih, memungkinkan anda untuk mendukung dari dalam daripada harus merekrut peran senior secara eksternal.

Sekarang setelah kita melihat berbagai jenis opsi pelatihan, mari mulai menyusun rencana pelatihan (training plan) untuk karyawan anda.

Tempat pertama untuk memulai adalah dengan karyawan baru: Apa yang perlu mereka ketahui agar cepat “mempercepatnya”?

Beberapa di antaranya adalah informasi praktikal yang kami bahas dalam tutorial employee handbook: bagaimana cara kerja pembayaran dan tunjangan, apa kebijakan untuk berlibur, dan sebagainya. Tapi orientasi perencanaannya akan melangkah lebih jauh dari itu. Berikan karyawan baru pengenalan penuh kepada perusahaan: sejarah anda, apa yang anda lakukan, mengapa anda melakukannya, dll. Apa filosofi anda? Bagaimana anda ingin menjalankan bisnis?

Setelahnya kenalkan dengan orang-orang yang ada. Apa struktur bisnis secara keseluruhan, dan bagaimana karyawan baru sesuai dengan itu? Siapa karyawan-karyawan kuncinya? Seperti yang anda tahu, jika anda pernah diperkenalkan dengan sekelompok orang di pesta besar, tidak mungkin mengingat terlalu banyak nama sekaligus. Jadi pastikam tetap menjaga hubungan dan fokus pada orang-orang kunci yang akan berinteraksi dengan karyawan baru pada awalnya.

Lalu bagaimana dengan customer? Siapa mereka dan apa yang mereka inginkan dari perusahaan anda? Hal ini penting bahkan jika orang tersebut tidak berada dalam peran yang berhadapan langsung dengan customer. Sebuah bisnis ada untuk melayani customer-nya, sehingga setiap orang di perusahaan harus mengerti bagaimana memperlakukan mereka dan bekerja menuju tujuan dengan lebih efektif, bahkan jika mereka tidak pernah berurusan dengan customer secara langsung.

Kemudian sampaikan apa saja yang spesifik untuk perusahaan anda atau peran orang tersebut. Apakah anda menggunakan Software khusus yang dibutuhkan karyawan untuk dipelajari? Apakah anda memiliki proses khusus yang perlu mereka pahami? Keahlian khusus yang dibutuhkan orang perlu mereka dapatkan jika mereka belum memilikinya?

Seperti yang mungkin anda sadari, beberapa materi untuk rencana orientasi anda akan umum bagi semua karyawan, sementara beberapa orang perlu disesuaikan dengan masing-masing karyawan tergantung pada fungsi pekerjaan mereka, keterampilan yang mereka dapatkan, dan sebagainya.

Jadi mulailah dengan membuat program pelatihan orientasi inti yang berisi elemen-elemen yang berlaku di seluruh bagian, dan kemudian evaluasilah untuk setiap karyawan baru dan tambahkan area yang diperlukan. Jika anda mempekerjakan sejumlah besar orang baru, mungkin perlu dibuat “modul” informasi yang berlaku untuk beberapa peranan umum, seperti modul penjualan untuk staf yang menghadap dengan pelanggan, modul yang menangani software keuangan untuk staf back-office, dan seterusnya. Kemudian pilih modul yang sesuai untuk setiap situasi karyawan baru.

Elemen kunci untuk orientasi yang efektif atau program onboarding adalah dengan menjalankan survei reguler terhadap karyawan baru. Berdiskusi dengan mereka setelah satu atau dua minggu di tempat kerja, dan cari tahu apa yang berhasil dan mana yang tidak. Pertanyaan apa yang tidak terjawab, dan masalah apa yang mereka hadapi di masa awal mereka? Kemudian menggabungkannya ke dalam program pelatihan orientasi mendatang.

Mendapatkan karyawan baru yang terlatih secara efektif merupakan awal yang baik. Sekarang anda bisa beralih ke karyawan anda yang sudah ada. Seringkali, manajer dan pemilik bisnis cukup reaktif dalam hal pelatihan — mereka menunggu karyawan meminta pelatihan, atau kebetulan menemukan program pelatihan yang terdengar bagus, dan memberi tahu karyawan untuk mengambilnya. Tapi lebih baik melakukan pendekatan yang lebih sistematis, dan buatlah rencana pelatihan individual untuk setiap karyawan. Begini caranya:

Mulailah dengan menilai keterampilan karyawan saat ini, bandingkan dengan apa yang diperlukan untuk pekerjaan mereka. Jika anda membuat deskripsi pekerjaan yang tepat saat mempekerjakan mereka, anda harus memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang dibutuhkan untuk peran tersebut. Mempertimbangkan:

  • Bagaimana cara kerja karyawan? Apa kekuatan dan kelemahan mereka? Di mana mereka bisa meng-improve diri mereka?
  • Bila anda telah mengevaluasi kinerjanya, baik secara formal maupun informal, di mana mereka melakukannya dengan baik, dan di mana mereka membutuhkan lebih banyak bantuan?

Kita berbicara keterampilan pribadi di sini, seperti manajemen waktu dan keterampilan presentasi, serta penguasaan software, proses, dan tugas lain yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Bagi orang-orang yang me-manage karyawan-karyawan yang lain atau mungkin perlu melakukannya di masa yang akan datang, anda juga perlu mengevaluasi ketrampilan manajemen mereka.

Meskipun kebutuhan spesifik pekerjaan karyawan itu penting, namun layak untuk melampaui hal itu dan memikirkan kebutuhan bisnis secara keseluruhan. Apakah anda mendapati kesenjangan keterampilan secara keseluruhan? Apakah ada fungsi tambahan yang anda inginkan agar karyawan tersebut lakukan di masa depan, untuk yang laki-laki atau wanita yang memerlukan pelatihan? Dan bagaimana dengan tren dalam industri tersebut? Apakah ada teknologi baru yang orang tersebut harus dilatih untuk itu? Tren manajemen baru atau praktik bisnis yang anda ingin mereka pahami?

Bagaimanapun, pelatihan adalah tentang memenuhi kebutuhan baik dari karyawan maupun bisnis, jadi pastikan anda mencakup kedua hal tersebut.

Terkadang, anggota staf akan memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang ingin mereka pelajari. Mungkin mereka pernah mendengar tentang teknologi baru yang ingin mereka kuasai. Mungkin mereka ingin pindah ke peran yang lebih senior dan ingin memperoleh keterampilan manajemen.

Bagian penting dalam membuat rencana pelatihan (training plan) adalah mendorong karyawan untuk menyarankan pelatihan yang mereka minati. Selama hal itu relevan dengan pekerjaan dan sesuai dengan anggaran, cobalah untuk mengakomodasi permintaan ini sebisa mungkin; pembelajaran motivasi diri seringkali merupakan jenis yang paling efektif. Pembelajaran bagi orang dewasa tidak seperti sekolah — orang perlu melihat apa untungnya bagi mereka, merasa bahwa pelatihan itu relevan, dan sepenuhnya sesuai dengan tujuannya.

Sekarang setelah anda mengumpulkan semua informasi tersebut, duduklah bersama karyawan tersebut dan buat rencana pelatihan bersama. Ini adalah sesuatu yang harus anda lakukan secara teratur, setidaknya setahun sekali atau mungkin lebih sering. Rencanakan keterampilan yang ingin anda fokuskan di tahun depan.

Sekali lagi, cobalah untuk mendengarkan karyawan sebanyak mungkin. Bisnis anda tentu memiliki kebutuhan tertentu, tetapi jika karyawan benar-benar resisten terhadap gagasan untuk mempelajari keterampilan tertentu yang baru, tidak mungkin pelatihan tersebut akan efektif. Bersiaplah untuk berkompromi, dan cobalah untuk menemukan kecocokan yang adil antara kebutuhan anda dan kebutuhan karyawan anda.

Bila anda telah memutuskan keterampilan apa, kemudian memutuskan bagaimana hal tersebut dapat diperoleh. Opsi mana yang kita cari pada bagian 2 yang akan anda gunakan? Beberapa dari ini akan didasarkan pada anggaran anda, dan beberapa akan didasarkan pada preferensi dan gaya belajar karyawan. Setiap orang memiliki cara belajar mereka sendiri — suatu kerangka umum adalah dengan memecah peserta didik menjadi tiga kelompok:

  • Pembelajar visual paling baik yaitu dengan gambar, video, diagram, dan teks. Mereka perlu melihat sesuatu untuk mengingatnya
  • Pembelajar auditori (audio) belajar dengan mendengarkan. Jadi model kuliah atau format audio lainnya akan bekerja baik untuk mereka.
  • Pembelajar kinestetik lebih suka belajar dengan gerakan. Mereka ingin mendapatkan banyak latihan langsung, dan mereka belajar paling baik melalui pengalaman, bukan teori.

Ini hanyalah ringkasan singkat, dan masih banyak model kompetensi lain di luar sana. Idea dasar untuk dipahami adalah bahwa setiap orang belajar dengan cara yang berbeda. Jadi cobalah untuk mengetahui jenis pelatihan apa yang paling sesuai untuk setiap individu, dan atur opsi pelatihan berdasarkan hal itu.

Sewaktu anda menyusun suatu rencana pelatihan, dan saat anda kembali ke sana dan meng-update-nya setiap tahun, ingatlah bahwa hal ini bukan hanya tentang memperoleh keterampilan — ini tentang arah karir seseorang.

Pelatihan yang dilakukan orang biasanya dapat menentukan peluang apa yang tersedia bagi mereka, jadi penting untuk memperhitungkannya. Serta kebutuhan mendesak bagi bisnis dan individu, juga meluangkan waktu untuk merencanakan lebih jauh ke depan. Apa tujuan karir jangka panjang karyawan? Bagaimana anda bisa membantu mereka mencapai tujuan tersebut?

Dalam beberapa kasus, jalur karir karyawan anda mungkin akan membawa mereka ke peran yang sama sekali tidak tersedia di perusahaan anda. Anda mungkin akan melatih orang yang akan pergi nantinya. Hal tersebut bisa sulit, tapi itu tak terelakkan. Jika orang tersebut cukup yakin, mereka akan tetap pergi — atau mereka akan tinggal dan merasa tidak puas. Lebih baik menikmati service dari seorang karyawan yang loyal dan termotivasi selama beberapa tahun daripada karyawan yang tidak berpengalaman selama beberapa dekade.

Atau, seperti lelucon perusahaan yang telah lama ada:

CFO bertanya, “Apa yang terjadi jika kita berinvestasi dalam ‘pengembangan’ orang dan mereka meninggalkan kita?”

CEO menjawab, “Apa yang terjadi jika kita tidak melakukannya, dan mereka tetap tinggal?”

Anda telah mengetahui bagaimana membuat rencana pelatihan karyawan untuk staf bisnis kecil anda. Anda telah melihat manfaat dari pelatihan, mengeksplorasi berbagai opsi yang tersedia, dan kemudian melihat bagaimana merancang orientasi pelatihan dan rencana pelatihan individual yang sedang berlangsung untuk setiap karyawan. Artikel ini adalah bagian dari seri SDM untuk bisnis kecil. Bila Anda ingin mengetahui informasi lebih lanjut seputar dunia training/pelatihan yang kami selenggarakan, silahkan hubungi kami di 021-31991031, 31991181.